某机关单位办公室工作流程详解

一、 发文办理工作程序

(一) 流程图

承办科室起草文稿 →分管领导审稿→领导审定或签发→校对、印制、编号、登记→用印→归档并分发

(二)流程图说明

1、承办科室起草文稿。拟稿人按要求拟出文稿,并送所在科室负责人审核签字后,送分管领导。

2、分管领导审稿。由分管领导对文稿内容进行审改(保留修改稿)。

3、领导审定或签发。加贴发文签后由承办科室送局主要领导审定、签发。需提交局党组会或局长办公会决定的事项,待会议通过后由局主要领导审定、签发。

4、校对、印制、编号、登记。办公室对领导审定签发稿进行文字校对、排版规范,并对文件编号、登记。局领导亲自草拟的公文由办公室或领导指定的科室负责校对。印刷和装订由办公室文印员和承办科室指定专人负责,并在装订时完成最终核稿。

5、用印。凡打印发出的文件需加盖印章的,由承办科室送办公室办理。盖章时要严格按局机关印章使用管理规定办理。

6、归档并分发。各种文件材料盖好印章后,由承办科室负责分发,并将底稿和正件2份留办公室存档。需要通过邮政寄发的文件,由承办科室装封后写清收件单位、收件人,由办公室负责发出。一般情况下,发文时限为5个工作日;属急件范围,应按照公文的紧急程序承到承办。

(三)该项工作依据

1、《工作制度汇编》;

2、《关于进一步加强档案管理工作的意见》

(四)资料归档

发文编号登记本、用印登记本为短期保存,各承办科室送办公室存档的各类发文为永久或长期保存,全部存放在局档案室。

二、文件办理工作程序

(一)流程图

来文整理→登记分类→填写文件处理签→提出拟办意见→送局领导阅示→送承办科室办理→承办科室办理反馈

(二)流程图说明

1、来文整理。属个人收件,交收件人启封;属机关各室收件交各科室人员启封;属局收件由办公室启封。

2、登记、分类。收文登记后,收发员将所有公文进行分类,属简报、刊物、群众来信的按规定分发有关领导、各科室;属需要办理的公文送办公室人员处理;属“三密”文件由文印员按规定送有关领导传阅;各种会议通知由文印员直接送交与会人员。一般情况下,文印员应在半个工作日内将当日收件启封登记完毕。

3、填写文件处理签。需要办理的公文,由文印员附上办文处理笺并填写好收文时间、来文部门、文件编号,一般传阅件由文印员附上文件传阅单后,送办公室主任提出拟办意见,然后送局领导或有关人员传阅。

4、提出拟办意见。办公室主任根据来文内容要求提出相应的拟办意见。

5、送局领导阅示。文印员按照所提拟办意见分送局领导阅批。一般情况下,文印员应在收件当日内将已提拟办意见的公文送达局领导阅批,局领导应在2个工作日内阅批完毕;属急件范围,应按照公文的紧急程度随到随送。

6、送承办科室办理。经局领导批示后需交由各承办科室办理的,由文印员送达承办科室,并签收。一般情况下,文印员应在一个工作日内送达承办科室,属急件范围,应按照公文的紧急程度随到随送。

7、公文办理。承办科室对局领导批示需要办理的公文进行办理。凡属承办室职权范围内可以答复的事项,由承办科室直接答复呈文机关;凡涉及其他科室或有关部门业务范围的事项,承办科室应当主动与有关科室或部门协商办理;须报请上级机关或局领导审批的事项,承办科室应当提出意见并代拟文稿,送办公室转上级机关或局领导审批。一般情况下,办理公文时限为4个工作日;属急件范围,应按照公文的紧急程度随到随办。对答复的函件或请示件,一般要在15个工作日内批办完毕,并复报文单位;如逾期未能办完,由承办人员回告报文单位。

8、督办和催办。办公室对公文的承办情况要进行督促检查,并随时或定期向相关领导反馈办理情况。信访件的批办时限和要求按领导批示或有关规定处理。

(三)该项工作依据

1、《工作制度汇编》;

(四)资料归档

各类收文登记本、承办文件签收本、办理结果登记本为短期存档,办理或传阅完毕的收文为永久或长期存档,都存放在局档案室。

三、机关采买工作程序

(一)流程图

科室申请→分类核算→领导审批→统一采购→登记领用

(二)流程说明

1、科室申请:科室(单位)需要添置办公必需品或维护硬件设施时,提出申请(大宗物品需填写申购单)。

2、分类核算:办公室根据各科室(单位)申请,分类进行核算,并汇总核算结果。

3、领导审批:办公室将核算结果报分管领导审批。

4、统一采购:办公室统一进行办公用品采购,统一联系维修公司进行硬件维护

5、登记发放:物品采购完成后统一进行发放,发放后物品由科室(单位)保管维护。

(三)该项工作依据

1、《工作制度汇编》;

四、印章使用工作程序

(一)流程图

用印申请--领导签字--登记--用印

(二)流程说明

1、用印申请。科室(单位)需要用印时,提出用印申请。

2、领导签字。对不涉及人、财的各类公文,由科室(单位)负责人签字即可用印,对涉及重点领域文件需要用印时,用印人用必须持有局领导签字的发文底稿(常规用印除外)。

3、登记。需用印的科室(单位)和经办人到办公室进行用印登记。

4、用印。需用印人员的科室(单位)和经办人按规定用印。

(三)工作依据

1、《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号)

2、《工作制度汇编》

五、办会工作程序

(一)流程图

确定会议议题→制定会议方案→准备会议材料→组织签到、记录布置会场→通知会议→会议服务→清理会场→整理会议材料→制作并印发会议纪要

(二)流程图说明

1、确定会议议题。一般性会议由领导确定议题后,由承办科室安排会议议程和日程。

2、制定会议方案。由承办科室制定会议方案,会议的召开时间确定后,须提前以书面或口头的方式将会议的名称、内容、时间、地点及应注意和准备的事项通知与会人员。

3、准备会议材料。承办科室根据会议需要准备相应的会议材料。

4、会场布置。承办科室安排专人与办公室会务员对接,按会议性质和规模进行会场布置。

5、组织签到和记录。开会前承办科室安排专人与办公室会务员组织与会人员进行签到,会务人员要点清参加会议的人数;承办科室对会议的内容(包括议题、讨论发言、形成决议、主持人结论性意见等)进行详细记录。

6、清理会场。会议结束后,承办科室安排专人与办公室会务员应及时对会场进行清理,对遗漏的材料要注意收集。

7、整理会议材料。在会议结束后由承办科室派员整理会议记录和材料。

8、清退会议保密材料。承办科室安排专人将会上发放的属保密性质的文件材料及时收回并送机要部门或作其他保密处理。

9、承办科室制作并印发会议纪要。承办科室根据会议的内容和研究确定的事项整理会议纪要,并印发有关领导和与会单位。

(三)该项工作依据

1、《工作制度汇编》;

(四)资料归档

会议议程、日程短期存放在承办科室,会议通知、会议材料、签到记录、会议记录、会议纪要签批单及原件短期存放在局档案室。

六、办事工作程序

(一)流程图

各类交办、转办、协办→办公室分类登记→转交职能科室承办→反馈办理结果

(二)流程图说明

1、办事事项。领导或业务室交办事项和外单位要求协助办理事项。

2、办公室登记。所有办事事项统一由办公室登记。

3、承办。本局领导交办或业务科室要求办理的事项,由办公室主任接受任务后,按职责权限交由办公室(业务科室)工作人员具体承办;外单位需本局协助办理事项,由办公室人员呈请分管领导批示后,由办公室(或转承办科室)按领导批示和相关的管理规定具体承办。

4、反馈办理结果。事项办结后,工作人员需将办理结果逐级反馈。

(三)该项工作依据

1、《工作制度汇编》;

(四)资料归档

办事登记本、办理事项签批件短期存放在局办公室。

七、对外接待工作程序

(一)流程图

接到函电→联系函电人→拟定接待方案→领导审批→实施方案→反馈接待情况→整理归档

(二)流程图说明

1、接到函电。接到上级或相关单位邮寄(或传真)来关于到我局检查指导或学习考察的文件。

2、联系函电人。由办公室主动与来函电人联系,详细了解来函电人到我市主要活动的具体要求。

3、拟定接待方案。由办公室负责接待工作的同志根据了解到的情况草拟接待方案,方案内容包括考察项目、住宿安排、宴请接待、陪同人员、考察交流方式及考察参观路线等。

4、领导审批。接待方案必须报经分管领导审批同意后实施。

5、实施方案。根据方案确定的内容派出有关人员做好接待工作。

6、反馈接待情况。在整个接待过程中,要随时保持与分管领导的联系,及时汇报接待进展情况。

7、整理归档。本次接待工作都应认真登记,整理归档。

(三)该项工作依据

1、《工作制度汇编》;

(四)资料归档

接待方案短期存放在局办公室。

八、车辆管理使用工作程序

(一)流程图

用车告知→派车→出车→收车待命

(二)流程图说明

1、用车告知。领导用车和各科室用车,由领导和各科室负责人告知办公室(每日早上8点30分前)。

2、派车。由办公室根据实际情况安排相应车辆和司机。

3、出车。专职驾驶员接到出车指示后,在出车前必须检查“三油一水”,严禁带故障出车;在行驶中,必须遵守交通规则,务必保证安全行驶。

4、收车待命。司机出车回到单位后要按照“有事报问题,无事报平安”的原则向办公室汇报出车情况,并回到司机班休息待命。

(三)该项工作依据

《工作制度汇编》

(四)资料归档

派车登记表短期存放在局办公室。

九、档案管理工作程序

(一)流程图

分类整理--交办公室(档案)--编制目录归档--借阅申请--批准--借阅

(二)流程说明

1、分类整理。科室对收到的公文、在业务活动中形成的具有保存价值的文件、图片、录音、讲话、资料等,进行分类整理。

2、交办公室(档案室)。各科室将分类整理的档案上交局办公室(档案室),文书档案在次年的第一季度内归档。

3、编制目录归档。归档的案卷要编制案卷目录,一式两份,并进行归档。

4、借阅申请。各科室(单位)需要借阅档案室的资料时,向办公室提出申请。

5、批准。办公室主任对申请进行审核并签字。

6、借阅。办公室主任签字后,档案管理人员按申请要求办理借阅手续。

(三)工作依据

1、《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号)

2、《中华人民共和国档案法》

十、密级文件传阅办理工作程序

(一)流程图

密件清点登记→领导传阅或办理→密件保管→密件清退

(二)流程图说明

1、密件清点登记。办公室文印员对收到的“三密”文件要认真进行清点登记,注明收文时间、文件编号、标题、密级、紧急程度、份数及每一份的编号等。

2、领导传阅或办理。文印员将收到的密件登记后送办公室主任提出意见。需送领导传阅的,文印员用专用密级文件夹送局领导传阅(重要密件按职务从高到低传阅,一般密件可不按职务高低进行传阅),每位领导传阅后要及时退回文印员继续传阅。下班后文印员要及时将密件收回放专柜保管,不能将密件存放在公开的地方,以防失密、泄密事件发生。办理完毕后承办科室要及时将密件退回保管。

3、密件保管。密件传阅或办理完毕后,由文印员收回存放于专用保密柜保管。如有领导或业务室需借阅密件,要按规定办理借阅手续,用后要及时退回。

4、密件清退。密级文件处理完后,文印员要按照有关要求及时做好密件清退工作。清退时文印员要注意清点密件的份数,核对编号、标题,列好清单,做到不漏不缺。清退完后要请对方在清单上签字,以示负责。

(三)该项工作依据

区保密局的有关文件规定

(四)资料归档

机要文件登记本短期存放在办公室。

 

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