四大职能提高办公室工作水平

四大职能提高办公室工作水平

大体来说,办公室应主要发挥参谋助手、综合协调、督办督查、服务保障四大职能。这“四大职能”是办公室工作的核心,是衡量一个单位办公室工作成绩的主要标志。如何充分发挥好这“四大职能”,是新形势下做好办公室工作,不断提高办公室工作水平必须要认真思考和不断总结的中心内容。

1、“参谋助手”要谋高度。办公室作为一个单位最重要的辅助决策机构,必须要立足不断发展变化的新情况和出现的新问题,多动脑筋、想办法、出主意,不断提高辅助决策的能力和参谋助手的高度。这就要求办公室要有较强的政治意识、责任意识,增强工作的主动性、预见性、创造性,以较高的政策理论素养和业务工作能力为领导出谋划策、查漏补缺。多谋才能善断,作为机关办公室而言,要注重从一下几个方面扮演好“参谋助手”的角色,不仅要“参的进”,还要“参得准、参得高”。一是加强研究,不断提高辅助决策的层次和高度。作为办公室,必须要在认真学习、领会、掌握党和国家的一系列方针、政策以及发展的前沿理论知识的基础上,切实把握区域经济社会发展对发展提出的新要求,进一步加强对推进事业改革与发展、发挥在经济社会全面协调发展中的先导性和基础性作用等方面工作的研究,为领导决策提供更多的具有前瞻性、创造性的合理化建议和意见。要紧扣领导的思路、想法、指示等加以完善和细化,力争提供出详细具体的方案让领导参考决策,提高领导对参谋意见和建议的采用率。同时,不断提高公文起草的质量。二是要超前谋划,增强主动型和预见性,力求考虑问题快半拍,早半拍,抢半拍。千万不能认为“亡羊补牢,为时未晚”,一定要当“事前诸葛亮”。既要想领导之所想,又要超前思考,想领导之未想,从浅层次的被动思考中向深层次的主动谋划转变。要围绕领导关注的重点问题,强化“参谋”意识,做到领导未谋有所思;要围绕工作中的难点问题,强化“助手”意识,做到领导未示有所行。在工作中尽可能“贴近”领导,想领导之所想,参领导之所需,谋领导之所求,做到谋在点子上,参在要害处,以满足领导的工作需要。三是要在信息反馈及上情下达、下情上达、上下通达上有新突破,为领导决策提供真实、详尽、可靠的信息依据。办公室所反馈的信息必须实事求是,没有任何虚假成分,经得起实践的检验。要迅速准确地向领导传送上级部门的有关文件和上级领导的指示,有选择地向领导呈报下级的有关请示、报告。同时经常深入基层调查研究,把出现的新情况、新问题、新矛盾,特别是突发事件和群众的来信来访情况如实地反映给领导。既要报喜又要报忧,总结成绩不夸大,反映问题不缩小,为领导决策提供具有实际价值的高层次信息。

2、“综合协调”要谋全局 办公室处在沟通上下、联系各方的枢纽位置,肩负着保证机关正常运转、保持上下左右联系畅通的重任。因此,办公室一个很重要的职能就是沟通联系上级部门,协调机关内部科室,确保政令统一,形成工作合力。发挥好综合协调职能的关键在于要有全局观念和统率意识,通过综合协调全面推进机关的各项工作。一是协调要周密。办公室要把握好协调工作的原则性、系统性、艺术性,沟通各方面的信息,理顺各方面的关系,化解各方面的矛盾,处理好各方面的问题,力求做到上下左右都满意。在处理涉及多个方面和单位的工作时,要充分发挥办公室的牵头作用,调动机关内部各科室和全体工作人员以及基层校园的工作积极性,把大家拧成一股绳,事往一处想,劲往一处使,努力形成“相互帮助、相互配合、精诚合作”的良好工作局面,避免“鸡犬之声相闻,老死不相往来”的现象。二是协调要有力。作为办公室,不但要协调好各项日常工作,对一些大事和难度较大的工作也要敢于协调、善于协调,当好总调度、总调节,做到不让领导布置的事情在这里拖延,不让正在处理的文件在这里积压,不让各种差错在这里发生,不让机关形象在这里受到影响,尽最大努力满足和适应领导工作的需求,为领导腾出时间、精力抓大事。三是要通过制度建设来加强协调。办公室要认真研究制定机关的各项工作制度,落实工作职责,强化工作责任,通过建立一套科学规范的工作制度、工作程序和工作规则,使每项工作都有章可循,促进工作效率的不断提高。在此基础上,强化各项工作的计划和统筹安排,避免推诿、撞车现象,坚决杜绝工作的迟误和错漏。

3、“督办督查”要重实效 “会议精神+不落实=零,布置工作+不落实=零”。只有狠抓落实,领导的决策才是有用的决策;也只有狠抓落实,办公室才算做到尽职尽责。因此,办公室必需要不断提高督办督查工作的实效性,确保上级部门和本单位领导的重要决策落得快、落得准、落得实,确保各项工作按时顺利完成。做好督办督查工作要注意严守“三个原则”和抓住“三个关键点”。“三个原则”:一是严守依法办事的原则。办公室同志必须学法、懂法、守法,严格按照法律法规来开展工作,在查办的过程中坚决抵制和纠正违法现象,确保所督办督查的工作在法律法规规定的范围内进行。二是严守按政策办事的原则。要把党和政府的路线、方针、政策作为督办督查的生命线,决不允许在政策问题上讲人情,“走后门、打折扣”,把督办督查作为“联络感情”的手段。三是严守按组织纪律办事的原则。办公室在督办督查工作中,必须坚持民主集中制,尊重督查督办对象,不能以“钦差大臣”自我标榜,颐指气使,更不能打着领导的旗号,干违背组织纪律的事。“三个关键点”:一是要抓牢“着力点”,就是抓科室、抓人头。要把上级安排的工作和本单位领导交付的任务分解落实到科室和具体工作人员上,根据任务分解全面详细地了解每一个科室和同志的工作完成情况,认真督促纠正各个环节当前存在的不足,加快工作进程。二要抓准“梗阻点”,就是影响工作落实的薄弱环节和突出问题。在抓“梗阻点”时一定要有捅“马蜂窝”的精神,“敢”字当头,敢查、敢办,敢于抓住不落实的事,追究不落实的人,一抓到底,务求落实。要善于在督办中学会抓住那些对决策落实起阻碍、延缓、误导作用的问题进行专项督办或跟踪督办,及时发现决策实施过程中的各种问题,认真分析原因,有针对性地采取得力措施,确保督办事项得到快速、准确、全面地落实。三要抓实“空白点”,就是抓领导未特别强调、未明确要求的工作点。要围绕机关中心工作,善于主动出击,拓宽督察领域,延伸督察“触角”,推动工作全面落实。

4、“服务保障”要重质量 办公室服务保障工作质量的高低直接关系到机关能否正常高效运转。因此,办公室不但要当好“参谋助手”,同时也要当好“服务员、后勤兵”。作为教委办公室,在服务保障职能方面又有其特殊性,除了做好领导和机关服务的服务保障工作之外,还要为基层校园和广大人民群众提供优质服务。一是要为领导服好务。办公室除了要为领导决策服务之外,还要为领导的日常工作服务。如领导参加会议活动的时间、地点,所需的文件、材料等都要及时提醒,切实做到大事不误,小事不漏。二是为机关服好务。为机关服务主要体现在后勤保障方面。办公室要进一步提高机关后勤保障工作质量,如不断提高食堂饮食质量,及时维修更换电脑、打印机等办公设备,做好机关保洁工作等,为机关同志提供更加整洁美观的办公条件和质量更高的饮食条件,当好同志们的的“后勤保障员”。三是为基层服好务。要加强对基层的帮助,协调各之间的关系,为各提供更多更好的政策咨询和工作指导。四是要为广大人民群众服好务。要拿出百分之百的热情对待每一个群众,认真解答群众关心的热点问题,处理好人民群众的来信来访,努力维护人民群众的合法权益。

没有账号? 忘记密码?

社交账号快速登录